Die Digitalisierung bietet neue Aspekte im Kundenumgang und deren Datenspeicherung
Die Digitalisierung für Unternehmen ist mittlerweile längst in den Betrieben angekommen und stellt deren Chefs und Angestellte vor neue Herausforderungen. Diese betreffen neben einem neu durchdachten Umgang mit Kunden und deren Daten vor allem auch die Speicherung sensibler Daten und deren Aufbewahrung.
Digitalisierung setzen neuen Fokus im Kundenumgang
Ist von der Digitalisierung in Unternehmen die Rede, wird als größter Vorteil meist die Möglichkeit des papierlosen Büros genannt. Doch der rasche technologische Wandel bewirkt im unternehmerischen Denken viel mehr, vor allem aber greift das Stichwort Customer Journey. Gehen Sie davon aus, dass aufgrund der fortschreitenden Technologisierung Ihrem Kunden ganz andere und vor allem viel mehr Information über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung zur Verfügung steht. Mit minimalem Aufwand kann er alles Wichtige für seine Kaufentscheidung in Erfahrung bringen. Umgekehrt können Sie diesen Standard nutzen, um viel über Ihren Mitbewerber zu erfahren und Ihre Produkte oder Dienstleistungen daraufhin zu vergleichen oder zu verbessern.
Stellen Sie daher den Kunden in den Mittelpunkt Ihres Tuns und Handelns, finden Sie unbedingt heraus, wie er mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen agiert und stellen Sie so die Berührungspunkte der Customer Journey fest. In der Folge setzen Sie auf Omni Channel Marketing, das sämtliche Informationskanäle – egal ob on- oder offline – umfassend abdeckt.
Datenschutz regelt die Aufbewahrungsfrist
In diesem Zusammenhang ist natürlich zu hinterfragen, wie lange Sie welche Daten aufbewahren dürfen. Hinsichtlich personenbezogener Daten regelt dies Artikel 5 Abs. 1 lit b DSGVO. Dieser legt fest, dass nur sensible Daten über Personen nur so lange verarbeitet und gespeichert werden dürfen, wie ein zweckgebundener Anlass dies notwendig macht. Fällt dieser weg, müssen die Daten unmittelbar gelöscht werden. Diesem Löschzwang stehen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gegenüber. Diese sind unter anderem in der Abgabenordung und dem Handelsgesetzbuch individuell geregelt, denn sie stellen eine neue legitime Zweckbindung dar.
Werden Daten zur Vernichtung freigegeben, müssen Sie sich hinsichtlich ihrer Vernichtung nach deren sogenannten Schutzbedarf richten. Dieser regelt die Methode der Vernichtung, unabhängig davon, ob die Daten in elektronischer oder nicht elektronischer Form vorhanden sind. Sind die Daten physisch vorhanden, kommt die DIN 66399 zur Anwendung, wonach sie einer entsprechenden Zerkleinerungsstufe zugeführt werden müssen. Müssen Sie digitale Daten vernichten, sollten Sie darauf achten, dass die Löschung in jedem Fall irreversibel erfolgt.
Welche Dokumente ausschließlich digital gespeichert werden dürfen
Grundsätzlich können Sie sämtliche Daten aus Ihrem Unternehmen in einem sogenannten Document Management System aufbewahren. Die Palette dieser Dokumente reicht von individuellen Kaufbelegen über wichtige Korrespondenzen mit Kunden und Lieferanten bis hin zu Versicherungspolicen und Verträgen. Grundsätzlich können Sie alle Akten bzw. Dokumente digital speichern. Allerdings gibt es Ausnahmen, bei denen Sie das papierbasierte Original nicht vernichten dürfen. Dazu gehören Policen, aus denen ein konkreter Leistungsanspruch hervorgeht, aber auch Bilanzen und Jahresabschlüsse und sämtliche Dokumente Ihres Unternehmens, solange Sie die Vorsteuer in Deutschland geltend gemacht haben, dafür allerdings hier keinen Umsatz generiert haben.
Richtige Aktenvernichtung muss gut überlegt werden
Sie können natürlich Ihre Akten bzw. Unterlagen selbst in einem dafür geeigneten Gerät wie einem Aktenvernichter vernichten. KAISER+KRAFT bietet Ihnen eine breite Auswahl von Geräten mit exakten Angaben zur Zerkleinerungsstufe Ihrer Dokumente. Gemäß der nunmehr geltenden Datenschutzverordnung sollten Sie die Daten im Vorfeld richtig nach Material klassifizieren und legen Sie den nötigen Schutzbedarf der Dokumente fest. Als höchste Klasse gilt hier die DIN 66399. Abhängig vom Material der Daten gibt es individuelle Zerkleinerungsstufen bzw. Partikelgrößen, die Sie bei der definitiven unwiederbringlichen Vernichtung beachten müssen.
In der Folge müssen Sie noch die geeigneten Behälter für die Aktenvernichtung definieren, die über entsprechend hochwertige Schließsysteme für die Sammlung der Daten verfügen. Diese sollten gesammelt an einem sicheren Ort stehen, bis sie von einem professionellen Unternehmen abgeholt und weiter verwertet werden.
