Ein unaufgeräumter Schreibtisch, Papierstapel, für jeden Briefumschlag muss ein anderer Raum aufgesucht werden – derlei Zustände hinterlassen nicht nur einen chaotischen und ineffizienten Eindruck, sie haben auch einen negativen Einfluss auf die Arbeitsleistung und die Arbeitsqualität. Mit dem richtigen Wissen kann sich der Arbeitsplatz jedoch ebenso positiv auf Effizienz und Qualität auswirken. Wir haben für Sie fünf wertvolle Tipps für die Steigerung der Arbeitsqualität durch die richtige Bürogestaltung zusammengestellt:
Tipp 1: Ergonomische Büromöbel
Ergonomische Büromöbel sind in der Anschaffung zunächst teurer aber entscheidend für einen effizienten Arbeitsplatz. Denn klagen Mitarbeiter über Rückenschmerzen und Verspannungen durch ungesund gestaltete Möbel, lässt ihre Leistung unweigerlich nach. Wichtig ist daher in erster Linie, dass die passenden Möbelstücke gewählt werden. Ideal sind Schreibtische und Bürostühle, die sich in der Höhe verstellen und somit optimal auf jeden Kollegen anpassen lassen.
Zu der optimalen Büroausstattung gehören aber natürlich nicht nur Stühle und Tische. Schränke und Organisationssysteme sollten ebenfalls Berücksichtigung finden. Viele verschiedene Schränke für jegliche Bedürfnisse bietet Büroausstatter gaerner. Auch die Möbelsets, die bei gaerner auch zu finden sind, können in einem Zug die richtige Arbeitsumgebung bieten. Wer dabei Wert auf eine nachhaltige und hochwertige Qualität legt, kann zum einen die Arbeitsleistung steigern und zum anderen langfristig Geld sparen. Denn hochwertige Möbel halten länger und müssen seltener ersetzt werden. Zudem können sie sich positiv auf die Gesundheit der Mitarbeiter auswirken.
Tipp 2: Alles Wichtige in Reichweite halten
Regelmäßig aufzustehen und ein paar Schritte zu gehen hat einen günstigen Einfluss auf die Gesundheit. Muss der Arbeitsplatz jedoch wegen jedem Anruf, Briefumschlag oder Textmarker verlassen werden, werden Arbeit und Konzentration immer wieder gestört.
Wichtige und häufig genutzte Utensilien sollten sich daher in direkter Reichweite befinden. Was besonders oft benötigt wird, gehört beispielsweise in die obersten Schubladen des Schreibtischs oder in ein Organisationssystem, das auf dem Tisch steht. Hierdurch werden unnötige Wege vermieden und die Effizienz des Arbeitsplatzes wird gesteigert.
Sinnvoll ist es zudem, alles thematisch zu ordnen beziehungsweise Stationen einzurichten. Wer einen Brief abschicken möchte, sollte dafür nicht drei Wege zurücklegen müssen. Eine Brief- oder Versandstation, an der alles Notwendige bereit liegt, löst dieses Problem und stellt eine Zeit- und Kostenersparnis dar.
Hohe Arbeitsqualität dank Ordnung und Reinlichkeit
Tipp 3: Ordnung halten
Ob Schreibtisch oder Aktenschrank – Ordnung erleichtert die Arbeit, trägt zur Effizienz bei und hinterlässt einen guten Eindruck bei Besuchern. Um mit geringem Aufwand ein ordentliches Arbeitsumfeld zu schaffen, sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen:
- organisierte Ablagen: Durch Ablagen und Organisationssysteme wirkt der Arbeitsplatz ordentlich und es ist ein schneller Zugriff möglich.
- abendliches Aufräumen: Die letzten Minuten der Arbeitszeit sollten zum Aufräumen des Schreibtisch verwendet werden. Der Start am nächsten Tag fällt leichter und es bilden sich keine Papierstapel.
- übersichtliche Markierungen: Farb- und Ordnungssysteme für Akten und Dokumente vereinfachen das Heraussuchen und tragen zur allgemeinen Ordnung bei.
- ausreichend großer Schreibtisch: Eine ausreichend Tischplattengröße ist wichtig, um Platz für alles Notwendige geordnet zur Verfügung zu haben und sich noch frei auf dem Schreibtisch bewegen zu können.
Ordnung ist vor allem dann wichtig, wenn der Arbeitsplatz in anderen Bereichen (noch) nicht effizient beziehungsweise optimal gestaltet ist.
Tipp 4: So viel wie nötig, so wenig wie möglich
Wirklich effizient ist ein Arbeitsplatz erst dann, wenn alles Benötigte vorhanden ist. Ob Geräte, Utensilien oder ausreichend Papier – die mögliche Arbeitsleistung und Arbeitsqualität hängen entscheidend davon ab, dass notwendige Hilfsmittel problemlos zur Verfügung stehen. Ausstattung und Utensilien auf Lager sollten jedoch wirklich an den Bedarf angepasst sein.
Mehrere Packungen Druckpapier sind beispielsweise unnötig, wenn nur wenige Blätter pro Woche ausgedruckt werden müssen. Dafür nehmen die Packungen jedoch Stauraum im Büro ein. Gleiches gilt für alle anderen benötigten Geräte, Hilfsmittel und Verbrauchsgüter. Der Grundsatz „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ ermöglicht effizientes Arbeiten und verhindert zugleich ein unnötiges Belegen von Stauraum.
Tipp 5: Farbe, Luft und Licht hereinlassen
Die Dekoration scheint zunächst keine bedeutende Rolle bei der effizienten Gestaltung des Arbeitsplatzes zu spielen, hat aber dennoch einen entscheidenden Einfluss darauf. Freie Räume, Licht und Luft können ebenso wie Farbtupfer die Arbeitsmoral erhöhen und dafür sorgen, dass sich Mitarbeiter im Büro wohler fühlen.
Geeignete Dekorationsmittel sind vor allem Grünpflanzen und wenige, ausgewählte Bilder oder Auszeichnungen. Sie lockern das Umfeld optisch auf und erzeugen dabei eine angenehme Wirkung.
